퇴직한 회사에 필요한 항목만 적은 증명서를 요청하세요
새 일자리에 지원하면서 경력증명서를 내야 한다면 먼저 제출처에 필요한 기재 항목을 물어보세요. 근로기준법에서 말하는 ‘사용증명서’는 이전 직장에 근무한 기간, 맡은 업무, 직위, 임금 등 사실을 증명하는 문서입니다. 법에는 근로자가 청구하면 사용자가 이를 즉시 내주고, 근로자가 요구한 사항만 적어야 한다고 되어 있습니다. 회사 서식의 이름이 ‘경력증명서’여도 필요한 근무 사실을 증명하는 목적이라면 어떤 내용을 넣을지 분명히 요청하는 일이 중요합니다.
예를 들어 새 직장에서 근무 기간과 담당 업무만 요구한다면 이전 회사에 그 두 항목을 요청하세요. 임금이나 퇴직 사유까지 적어 달라고 할 필요가 없다면 넣지 말아 달라고 말할 수 있습니다. 반대로 제출처가 직위나 임금도 요구한다면 그 항목을 함께 요청하세요. 회사가 서식에 관행적으로 적는 내용과 내가 제출할 곳에서 꼭 필요한 내용이 다를 수 있으므로, 제출처 요구를 먼저 확인하면 다시 발급받는 수고를 줄일 수 있습니다.
계속 30일 이상 일하고 퇴직한 지 3년 안인지 살펴보세요
근로기준법 시행령 제19조는 사용증명서를 청구할 수 있는 근로자를 계속하여 30일 이상 근무한 사람으로 정합니다. 청구할 수 있는 기간은 퇴직한 뒤 3년 이내입니다. 예를 들어 같은 회사에서 여러 달 일하고 작년에 퇴직했다면 이 기준을 먼저 확인할 수 있습니다. 반면 며칠만 일했거나 퇴직한 지 오래됐다면 이 조항에 따른 발급 의무가 바로 적용된다고 단정하지 마세요.
30일은 여기저기서 일한 날을 단순히 더한 숫자가 아니라 해당 사용자에게 계속 근무한 기간을 봅니다. 계약서를 여러 번 새로 썼거나 중간에 실제 고용관계가 끊긴 적이 있다면 날짜를 다시 확인하세요. 퇴직 후 3년이 넘었다고 해서 회사에 부탁조차 못 하는 것은 아닙니다. 다만 법에서 정한 청구 기간이 지난 경우에는 회사가 자발적으로 발급할 수 있는지 문의하고, 제출처에 다른 서류도 받는지 함께 물어보는 편이 좋습니다.
문자나 이메일에는 근무 기간과 원하는 내용을 적으세요
담당자에게 ‘안녕하세요. ○○회사에서 ○년 ○월부터 ○년 ○월까지 일했습니다. 새 직장 제출용 사용증명서가 필요하니 근무 기간과 담당 업무, 직위를 적어 발급해 주세요. 받을 수 있는 방법을 알려주시면 감사하겠습니다’라고 보내 보세요. 실제 필요한 항목만 남기고 본인이 기억하는 기간이 정확하지 않으면 회사 기록을 확인해 달라고 적습니다. 문서에 적힐 이름과 연락 가능한 방법은 회사가 본인을 확인할 수 있는 범위에서만 전달하세요.
전화로만 요청했다면 통화 뒤 같은 내용을 문자나 이메일로 한 번 더 보내 날짜를 남기는 편이 좋습니다. 이전 회사의 인사 담당자나 사업주가 바뀌었을 수 있으니 누구에게 접수해야 하는지도 확인하세요. 증명서를 받으면 이름, 입사일과 퇴사일, 담당 업무, 요청한 항목만 적혀 있는지 살펴봅니다. 날짜가 다르면 근로계약서, 급여명세서, 퇴직할 때 받은 서류를 참고해 회사에 수정 요청을 할 수 있습니다.
회사가 발급을 미루거나 거부하면 요청 기록을 남기세요
근로기준법 제39조는 해당 근로자의 청구가 있으면 사용자가 사용증명서를 즉시 교부해야 한다고 정합니다. 여기서 ‘즉시’라는 말만으로 모든 회사가 정확히 몇 시간 안에 보내야 한다는 수치를 만들어 말할 수는 없습니다. 먼저 담당자에게 요청이 도착했는지 확인하고, 언제 어떤 방식으로 받을 수 있는지 답을 부탁하세요. 퇴직 과정에 다툼이 있었다는 이유만으로 내가 요청하지 않은 평가나 퇴직 사유를 증명서에 덧붙여도 되는 것으로 생각하지 마세요.
계속 거부하거나 연락이 닿지 않으면 보낸 문자·이메일, 답변, 재직 기간을 보여 줄 자료를 모아 고용노동부 고객상담센터 1350에 문의하세요. 고용노동부 상담 안내는 사용증명서 발급을 거부할 때 사업장 관할 지방고용노동관서에 진정을 제기할 수 있다고 설명합니다. 상담 때는 회사 이름, 근무 기간, 퇴직 시점, 청구한 날짜와 항목, 회사의 답변을 시간순으로 말하면 상황을 설명하기 쉽습니다. 진정이 접수됐다고 원하는 문서가 그 자리에서 자동으로 발급되는 것은 아니므로 제출 기한도 함께 알려 주세요.
제출 기한이 급하다면 받는 곳에 대체 서류를 물어보세요
채용 담당자가 ‘경력증명서’라는 이름만 적어 두었다면 회사에서 발급하는 사용증명서의 어떤 항목이 필요한지 확인하세요. 제출처가 요구한 업무 경력을 확인할 수 있는 서류인지가 중요합니다. 회사가 답을 주기 전에 지원 마감일이 다가오면 채용 담당자에게 현재 발급을 요청한 상태라고 알리고, 제출 기한을 늘릴 수 있는지 또는 다른 자료를 임시로 받을 수 있는지 묻습니다. 제출처의 기준은 기관마다 다르므로 다른 서류가 반드시 인정된다고 약속할 수 없습니다.
근로계약서에는 일을 시작할 때 정한 조건이 보이지만 실제로 언제까지 일했는지는 별도로 확인해야 할 수 있습니다. 급여명세서에는 지급 내역이 보여도 담당 업무나 직위가 빠져 있을 수 있습니다. 그래서 지원 전에 무엇을 증명해야 하는지 먼저 알아야 합니다. 받은 서류를 휴대전화에 사진으로만 남기지 말고 전체 페이지가 읽히는 파일로 보관하세요. 개인 정보가 적힌 서류를 여러 채용처에 보낼 때는 해당 제출처가 요구한 항목인지 다시 확인하는 것이 좋습니다.
다음 일을 찾을 때는 경력과 가능한 활동을 함께 보세요
사용증명서를 준비했다면 현재 할 수 있는 일과 원하는 근무 방식을 함께 생각해 보세요. 이전 직장의 담당 업무를 적어 두면 새 공고에서 비슷한 일인지 비교하기 편합니다. 그러나 증명서가 있다고 채용이 확정되거나 특정 노인일자리 사업의 참여 자격이 자동으로 생기는 것은 아닙니다. 근로계약을 맺는 취업인지, 활동비를 받는 사업인지에 따라 확인할 사항도 달라집니다.
아래 검은 버튼의 ‘내 조건에 맞는 일자리 유형 찾기’는 만 나이, 현재 받는 지원, 원하는 활동, 오래 서 있기나 걷기의 부담, 다른 사업 참여 여부를 묻습니다. 답을 넣으면 살펴볼 일자리 사업 유형과 상담할 때 준비할 내용을 알려 줍니다. 실제 채용공고를 검색하거나 경력증명서를 대신 발급하는 기능은 아닙니다. 결과를 참고해 관심 있는 공고의 모집 조건을 직접 확인하고, 지원 전에 근로계약 내용과 임금명세서 관련 글도 이어서 살펴보세요.
